完美時間管理 上位快人一步
完美時間管理 上位快人一步
新鮮人拖得就拖 辣㷫老闆
2010年02月03日 星期三
碩士課程報名季節又到，80後職場新人想極速爭取最佳工作表現上位，總會報定幾個專業資格及學歷傍身。新人果敢但行事急進，面對進修與工作兩面夾擊，時會 因不懂分配時間處理大量職務而手忙腳亂。有公關主管觀察，行內的新鮮人難以在同一時間處理多項工作，原因只有兩種：懶或自我壓力大。
殿堂公共關係顧問集團董事總經理霍嘉怡指以公關行業為例，新人入行需要處理大量事務，如文件來往和接觸客戶，但他們都犯了一個通病：「多數人喜先處理簡單 事情，困難的則拖得就拖，結果到死綫也無法完成，通常是辣㷫老闆的死位。」她表示，公司會要求新人每天寫工作流程表，由上級跟進工作進度，脫軌時會協助調 整，新人多數都能完成8至9成計劃。
曾於華爾街工作的霍嘉怡認為，工作有時難免要犧牲私人時間，如抽空回覆郵件或看資料：「任何人都有工作怠倦的時候，未能抖擻精神就容易犯錯和難以集中，我 主張同事到樓下走個圈或閒談幾句，甚至開個輕鬆會議，都能讓精神為之一振。」她指出，未能應付工作的人可劃分為懶惰、或自我給予壓力太大所致，懶惰的員工 根本不會仔細分配時間處理職務，作為上級就有責任好好詳談，找出弊端；至於工作壓力大的人，也難以分析事情的重要性而安排先後次序，主管也得給予適當協 助。
80/80法則 百分百投入
時間管理觀念薄弱似乎是世界現象。英國企業策略顧問李察‧柯克（Richard Koch）在《80/20法則》一書建議，別拿80%時間做20%不重要的事，令80%重要的事只剩下20%時間處理。他強調，拿80%以上時間來做80%真正重要的事，就可解決問題。
渣打銀行全球尊尚理財業務的掌舵人胡美霞，身兼媽媽和女強人角色。位高權重兼經常出差，但時間愈少讓她更用心保持家庭和工作平衡。她曾於訪問時表示，其時 間管理哲學是爭取Quality of time而非Quantity of time，特別注重家人相聚時的質素，全情投入當下生活。她堅信工作時要100%投入，回到家也要100%投入，否則便會兩頭不到岸，但要做到這點也不容 易。
大塊石理論 分清緩急輕重
職場上亦流行「大塊石頭法則」，意思是先放小石塊或細沙入樽，才放進大石頭，結果一定是放不進，反之，若先放大石再放小石或細沙，應該還可以放進不少。先 把一天內的重要行程放在首位盡快做起，較次要及零碎的事稍後才處理，最後定能完成所有任務。民政事務局副局長許曉暉曾撰文表示，時間管理有效平衡工作和家 庭，要訣是「不把工作帶回家」和「做事分清輕重緩急」，工作不稱心就別把它帶回家，讓負面情緒散播之餘也不見得有效率；不拖延工作以避剝削更多私人時間。
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8大錦囊 打救「扮忙族」
時間觀念薄弱易引致工作怠倦和職場枯燥等「職場綜合症」。內地有調查指，7成上班族習慣於工作時「上網打渾」，令工作效率減慢9%。中國青年報社會調查中 心的調查顯示，90.1%的人發現身邊存在「扮忙族」，86.1%承認在工作中「扮忙」，其中15.9%「經常扮忙」。不想扮忙，又要趕死綫前完成任務， 記熟以下8個錦囊：
1. 慢思考快執行：寧可多花時間仔細討論，想清楚才動手，免得事後要花雙倍時間和氣力去調整和補救。
2. 再三確認該做甚麼：確認上級委派的事情，直接詢問或提出個人構思，避免因誤會而浪費時間。
3. 短時間迫出高效率：列出工作項目之餘亦要預計完成時間，設定時間限制和限期，讓工作力更專注，免致拖延。
4. 理清工作桌：別浪費時間找東西。
5. 別閉門造車，直接求助：接到新工作而不理解時，宜向經驗同事或上司求教，多觀察他人不錯的工作習慣並加以學習。
6. 凡事主動勿等待：主動聯絡客戶或直接跟進流程，別費時等待。
7. 改變自己適應他人：習慣不同人的工作方式，改變自己順應別人，可讓流程更有效率，多觀察別人喜惡避踩地雷。
8. 着力事前分析：了解犯錯原因、做得好的原因作借鏡，再遇同類事件時就能預知成效。
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防範干擾 避免4大陷阱
1. 多做沒有必要的工作：工作受干擾無法避免，但可作防範，如可申請兩個電話號碼和電郵，分清公、私事，或使用電郵自動回覆功能。每天預1小時回覆較複雜或需要詳細解說的信件，避免急着回應卻溝通不善。
2. 濫當好人：為自己設定界綫處理客戶事宜，勿因搶生意或怕得失客人而答應無理要求，照單全收會令對方得寸進尺，自己吃虧。
3. 迷信科技產品：如習慣用手寫筆記方式編定行程且效果良好，就不要刻意趕潮流去追捧自己不熟悉的新科技，免疲於應付。
4. 重量不重質：工作效率的衡量標準不是看你做完了幾件事情，而是這些事情的價值。
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主管級猴子管理
除了職場新人，管理層也會遇到時間管理問題，管理學教授比爾翁肯（Bill Oncken）就曾提出「猴子理論」，把工作和責任比喻為活蹦亂跳、隨時可能跳到你身上的「猴子」。
他認為，主管應將時間投資在最重要的管理層面，如規劃、協調和創新，需擅於委派，而不是替人養猴子。若主管不懂授權，就會發現身上背了很多隻猴子，吃力不討好；若懂得為猴子找合適主人來照顧，就會養得健康，如工作能順利推展一樣，是一種「猴子管理藝術」。
撰文: 黃嘉敏
系列名: 職場上位18式(12)
